Згідно зі статистикою, яку можна знайти ось тут, в середньому офісний переїзд займає від 2 до 7 днів залежно від площі приміщення та обсягу майна. При цьому близько 80% компаній вважають за краще довіряти транспортування і вантажно-розвантажувальні роботи професіоналам, а не здійснювати переїзд своїми силами.
Грамотна організація переїзду офісу з вантажниками дає змогу мінімізувати простій у роботі компанії, уникнути втрат і пошкодження цінного обладнання, меблів, документації. Кваліфікована бригада швидко й акуратно упакує, завантажить і перевезе все необхідне на нове місце, а потім розставить по потрібних кабінетах.
Як підготуватися до офісного переїзду?
- Почніть готуватися до переїзду мінімум за 2-3 місяці. Визначте точну дату, складіть детальний план з конкретними завданнями та термінами їх виконання. Призначте відповідальних за кожен етап.
- Домовтеся з представником служби вантажного таксі (www.inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv). Спеціалісти мають виїхати на місце та особисто оцінити обсяг робіт та визначити їх вартість.
- Завчасно сповістіть колектив про майбутній переїзд, поясніть причини та очікувані плюси від зміни локації. Дайте докладні інструкції щодо пакування особистих речей, документів, обладнання.
- Не менш ніж за місяць розішліть інформаційні листи із зазначенням нових контактних даних, адреси, схеми проїзду. Оновіть відомості на сайті та в соцмережах компанії, замовте друк нових візиток.
- Проведіть ревізію, позбудьтеся непотрібних речей і старих меблів. Складіть докладні описи обладнання, техніки, документів. Промаркуйте всі предмети згідно з описом.
- Заздалегідь придбайте достатню кількість коробок різних розмірів, скотча, стрейч-плівки, захисної бульбашкової плівки, пакувального паперу тощо. Для техніки знадобляться спеціальні антистатичні пакети.
- Обов’язково створіть бекапи всієї важливої інформації на зовнішні носії та хмарні сховища. Це допоможе уникнути втрати цінних відомостей у разі пошкодження або втрати техніки під час перевезення.
Як проходить переїзд офісу з вантажниками?
- В обумовлений час до Вас приїжджає бригада вантажників з усім необхідним: пакувальними матеріалами, візками, інструментами. Ви знайомите їх із планом переїзду, особливостями офісу, вантажем.
- Якщо щось не було упаковано заздалегідь, вантажники допоможуть це зробити. Для техніки, меблів, документів, посуду використовуються різні види пакування, що забезпечують збереження під час перевезення. На коробках проставляється маркування.
- Великогабаритні меблі, які неможливо перевезти в зібраному вигляді, акуратно розбирають і упаковують. Досвідчені вантажники роблять це швидко і професійно, без ризику пошкоджень.
- Усі коробки та предмети відзначають в описі, потім послідовно, відповідно до пріоритетності, вантажать у машину. Для економії місця і запобігання пошкоджень використовують спеціальні техніки укладання.
- Після прибуття на місце призначення здійснюється розвантаження машини та підйом речей у потрібний офіс, зокрема на високі поверхи. Професіонали використовують спеціальні такелажні пристосування і техніки.
- Вантажники відносять коробки та предмети меблів по кабінетах згідно з маркуванням, проводять розпакування і розстановку по місцях. Усе пакувальне сміття забирають із собою.
- Розібрані раніше меблі збирають і встановлюють у потрібних приміщеннях. Усе перевіряється на цілісність і функціональність.
- Після завершення всіх робіт проводиться підсумкова звірка за описом, підписання акта приймання-передачі. Ви оглядаєте новий офіс і за необхідності даєте вантажникам фінальні доручення.