Як організувати переїзд офісу з вантажниками?

Згідно зі статистикою, яку можна знайти ось тут, в середньому офісний переїзд займає від 2 до 7 днів залежно від площі приміщення та обсягу майна. При цьому близько 80% компаній вважають за краще довіряти транспортування і вантажно-розвантажувальні роботи професіоналам, а не здійснювати переїзд своїми силами.

Грамотна організація переїзду офісу з вантажниками дає змогу мінімізувати простій у роботі компанії, уникнути втрат і пошкодження цінного обладнання, меблів, документації. Кваліфікована бригада швидко й акуратно упакує, завантажить і перевезе все необхідне на нове місце, а потім розставить по потрібних кабінетах.

Як підготуватися до офісного переїзду?

• Почніть готуватися до переїзду мінімум за 2-3 місяці. Визначте точну дату, складіть детальний план з конкретними завданнями та термінами їх виконання. Призначте відповідальних за кожен етап.
• Домовтеся з представником служби вантажного таксі (www.inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv). Спеціалісти мають виїхати на місце та особисто оцінити обсяг робіт та визначити їх вартість.
• Завчасно сповістіть колектив про майбутній переїзд, поясніть причини та очікувані плюси від зміни локації. Дайте докладні інструкції щодо пакування особистих речей, документів, обладнання.
• Не менш ніж за місяць розішліть інформаційні листи із зазначенням нових контактних даних, адреси, схеми проїзду. Оновіть відомості на сайті та в соцмережах компанії, замовте друк нових візиток.
• Проведіть ревізію, позбудьтеся непотрібних речей і старих меблів. Складіть докладні описи обладнання, техніки, документів. Промаркуйте всі предмети згідно з описом.
• Заздалегідь придбайте достатню кількість коробок різних розмірів, скотча, стрейч-плівки, захисної бульбашкової плівки, пакувального паперу тощо. Для техніки знадобляться спеціальні антистатичні пакети.
• Обов’язково створіть бекапи всієї важливої інформації на зовнішні носії та хмарні сховища. Це допоможе уникнути втрати цінних відомостей у разі пошкодження або втрати техніки під час перевезення.

Як проходить переїзд офісу з вантажниками?

1. В обумовлений час до Вас приїжджає бригада вантажників з усім необхідним: пакувальними матеріалами, візками, інструментами. Ви знайомите їх із планом переїзду, особливостями офісу, вантажем.
2. Якщо щось не було упаковано заздалегідь, вантажники допоможуть це зробити. Для техніки, меблів, документів, посуду використовуються різні види пакування, що забезпечують збереження під час перевезення. На коробках проставляється маркування.
3. Великогабаритні меблі, які неможливо перевезти в зібраному вигляді, акуратно розбирають і упаковують. Досвідчені вантажники роблять це швидко і професійно, без ризику пошкоджень.
4. Усі коробки та предмети відзначають в описі, потім послідовно, відповідно до пріоритетності, вантажать у машину. Для економії місця і запобігання пошкоджень використовують спеціальні техніки укладання.
5. Після прибуття на місце призначення здійснюється розвантаження машини та підйом речей у потрібний офіс, зокрема на високі поверхи. Професіонали використовують спеціальні такелажні пристосування і техніки.
6. Вантажники відносять коробки та предмети меблів по кабінетах згідно з маркуванням, проводять розпакування і розстановку по місцях. Усе пакувальне сміття забирають із собою.
7. Розібрані раніше меблі збирають і встановлюють у потрібних приміщеннях. Усе перевіряється на цілісність і функціональність.
8. Після завершення всіх робіт проводиться підсумкова звірка за описом, підписання акта приймання-передачі. Ви оглядаєте новий офіс і за необхідності даєте вантажникам фінальні доручення.